El RGPD a la pràctica: com gestionar les sol·licituds de dades i documentar el consentiment a Flexmail

Quan algú us demana una còpia de les seves dades, o presenta una sol·licitud per ser oblidat, pot semblar una tasca feixuga, especialment si feu servir diverses eines. Aquest article explica exactament quines són les vostres responsabilitats com a client de Flexmail, què emmagatzema Flexmail sobre els vostres contactes, i com podeu trobar i utilitzar aquesta informació per respondre a les sol·licituds habituals del RGPD.

Entendre el vostre rol

Sota el RGPD, vosaltres sou el responsable del tractament. Això vol dir que sou responsables de determinar per què i com es tracten les dades personals dels vostres contactes. Flexmail és el vostre encarregat del tractament: tractem dades en nom vostre i seguint les vostres instruccions, tal com s'estableix al nostre Acord de tractament de dades (DPA).

A la pràctica, això significa que quan un dels vostres contactes us presenta una sol·licitud del RGPD, sou vosaltres qui heu de respondre. Flexmail us ofereix les eines per fer-ho.

Quines dades emmagatzema Flexmail sobre un contacte?

Abans de poder respondre a una sol·licitud, és útil saber quina informació guarda realment Flexmail. Per a cada contacte del vostre compte, Flexmail pot emmagatzemar el següent:

• Adreça electrònica i els camps de contacte que hàgiu configurat (nom, número de telèfon, empresa, camps personalitzats, etc.)
• La font o fonts a través de les quals s'ha afegit el contacte a la vostra base de dades. Si s'han subscrit mitjançant un formulari d'alta de Flexmail, Flexmail registra automàticament quin formulari s'ha utilitzat. Si els heu importat manualment, podeu afegir vosaltres mateixos una etiqueta de font.
• Interessos i segments als quals pertany el contacte
• Historial de campanyes: quins correus electrònics ha rebut i clicat un contacte. Flexmail registra les obertures per als contactes que no han indicat un "No" explícit i, si la política de consentiment de seguiment d'obertures està activa, només per als contactes amb el consentiment "Sí".
• Esdeveniments de baixa: si han fet clic en un enllaç de baixa i quan

Aquestes dades s'emmagatzemen al vostre compte de Flexmail mentre el vostre compte continuï actiu.

Demanar un informe complet de dades per a un contacte

Si un contacte exerceix el dret d'accés (vol saber quines dades teniu sobre ell), podeu trobar tot el que Flexmail té sobre aquesta persona seguint aquests passos.

1. Aneu a Contactes a la navegació principal.
2. Cerqueu el contacte per la seva adreça electrònica.

3. Obriu el perfil del contacte. Aquí veureu tots els camps de contacte, fonts i interessos vinculats a aquesta persona.

   

4. Per a l'historial de campanyes, aneu a Contactes → Informes de contactes → Iniciar una nova cerca, introduïu l'adreça electrònica, marqueu tots els elements i trieu un període de temps. Això genera un informe de contacte amb:

   - Data d'importació o de subscripció

   - Formulari d'alta utilitzat (si escau)

   - Campanyes enviades a aquest contacte

   - Obertures i clics

   - Clics en enllaços de baixa

   
   

Podeu utilitzar aquest informe com a base per a la vostra resposta a la persona interessada. Tingueu en compte que potser també haureu de recollir dades d'altres eines que utilitzeu a més de Flexmail, com ara el vostre CRM, la botiga en línia o la plataforma d'analítica.

Com es documenta el consentiment a Flexmail

La documentació del consentiment és una de les consultes més freqüents que rebem. Flexmail us ajuda a gestionar-ho de la manera següent.

Quan un contacte es subscriu mitjançant un formulari d'alta de Flexmail, Flexmail registra automàticament el nom del formulari com a font al perfil del contacte. Això us indica per on i com ha entrat el contacte a la vostra base de dades. El formulari en si és el moment del consentiment: el contacte ha completat i enviat el vostre formulari activament.

Quan importeu contactes manualment, sou responsables de tenir documentat el consentiment fora de Flexmail (per exemple, un formulari en paper signat, una casella de selecció al vostre lloc web, o un registre al vostre CRM). Quan importeu, afegiu una etiqueta de font clara, com ara 'Fira de Brussel·les, maig 2024' o 'Pagament botiga en línia opt-in, T1 2025'. Això facilita molt el seguiment del consentiment més endavant.

El registre de consentiment al registre del contacte mostra l'hora (UTC), el valor nou, l'origen de la tria i un comentari per a cada canvi del consentiment de seguiment d'obertures. Feu-lo servir per demostrar quan i com ha pres la decisió un contacte. Si importeu el consentiment o l'envieu mitjançant l'API, sou responsables de la seva validesa.

Per què eliminar contactes gairebé sempre és l'opció incorrecta

Pot ser temptador eliminar contactes de Flexmail per reestructurar la base de dades i començar de nou, per mantenir-se dins del límit de contactes actual, o simplement perquè algú s'ha donat de baixa i sembla que no hi ha cap motiu per conservar-lo. En gairebé tots els casos, eliminar un contacte causa més problemes dels que resol.

Perdeu totes les dades històriques de manera permanent.

Quan elimineu un contacte, desapareix tot el que Flexmail ha recopilat sobre ell: les fonts, l'historial de campanyes, quins correus ha rebut, en quins enllaços ha fet clic i quan s'ha donat de baixa. Si torneu a importar l'adreça electrònica d'aquest contacte més endavant, Flexmail el tractarà com un contacte completament nou sense historial. No hi ha cap manera de tornar-lo a vincular al seu registre anterior.

Els correus enviats anteriorment ja no funcionen correctament per a aquesta persona.

Els enllaços amb seguiment de les campanyes que ja heu enviat continuen funcionant com a enllaços normals, de manera que el destinatari encara pot accedir al vostre lloc web. Tot i això, Flexmail ja no pot registrar aquests clics en un perfil de contacte perquè el perfil ja no existeix. Més important encara: si aquesta persona fa clic en un enllaç de baixa d'un correu antic, la baixa no té cap lloc on registrar-se. No s'afegirà a la vostra llista negra, la qual cosa vol dir que podria tornar a rebre correus en un enviament o una importació futura. Aquest és precisament el resultat que la llista negra vol evitar.

Perdeu la protecció contra enviaments no desitjats.

Quan un contacte es dóna de baixa a través d'un correu de Flexmail, s'afegeix a la vostra llista negra. La llista negra impedeix que torneu a contactar amb ell per accident, fins i tot si la seva adreça apareix en una importació futura o en una sincronització del CRM. Si elimineu un contacte en lloc de deixar que la llista negra faci la seva feina, aquesta protecció desapareix completament.

Què podeu fer en comptes d'això.

Si un contacte s'ha donat de baixa, deixeu-lo a la llista negra. Si esteu a punt d'arribar al límit de contactes, recordeu que una audiència creixent és un fet positiu. El màrqueting per correu electrònic té el retorn de la inversió més alt de tots els canals de màrqueting, i la llista de contactes és un dels actius comercials més valuosos que teniu. L'objectiu és enviar campanyes efectives i fer tornar les persones constantment al vostre lloc web i productes. Si realment heu de reduir el nombre de contactes, centreu-vos a eliminar els rebots permanents i les adreces que mai han mostrat interès. També podeu contactar amb el nostre equip de suport per valorar l'estratègia més adequada per a la vostra situació.

Com gestionar un dret de supressió ('dret a l'oblit')

Si un contacte us demana que elimineu totes les seves dades, aquest és el procediment recomanat a Flexmail:

1. Busqueu el contacte a la visió general de contactes.
2. Abans d'eliminar-lo, exporteu l'informe de contacte (vegeu més amunt) i deseu-lo als vostres propis registres. És possible que hàgiu de demostrar que heu tramitat la sol·licitud de supressió.
3. Elimineu el contacte de Flexmail.

Gestionar sol·licituds del RGPD en diversos sistemes

Molts clients de Flexmail utilitzen Flexmail juntament amb altres eines. Aquí teniu una llista de comprovació senzilla per seguir quan rebeu una sol·licitud del RGPD:

• Exporteu l'informe de contacte de Flexmail
• Reviseu el vostre CRM per veure les dades associades a aquesta persona
• Comproveu la botiga en línia o el sistema de reserves
• Comproveu altres integracions possibles (Zapier, connexions API, eines d'analítica)
• Documenteu que heu completat la sol·licitud i la data en què heu respost

Sota el RGPD, teniu un mes de termini per respondre a la sol·licitud d'una persona interessada.

Què cobreix el DPA de Flexmail

Quan utilitzeu Flexmail, accepteu automàticament el nostre Acord de tractament de dades. Aquest acord confirma que:

• Flexmail tracta les dades dels vostres contactes únicament seguint les vostres instruccions
• Tot el tractament es fa dins de la Unió Europea o en països amb un nivell adequat de protecció
• Flexmail us ajudarà si una persona interessada contacta directament amb Flexmail sobre les seves dades
• Vosaltres continueu sent responsables de la licitud de les dades que faciliteu a Flexmail, inclosa l'existència d'un consentiment vàlid

Si una persona interessada o una autoritat de control us demana alguna vegada que demostreu que el vostre màrqueting per correu electrònic compleix el RGPD, el vostre DPA amb Flexmail és un dels documents que voldreu tenir a mà.

Passos següents

Ara que sabeu com es registra el consentiment i com es gestionen les sol·licituds de dades, un bon pas següent és revisar els vostres formularis d'alta actuals a Flexmail i comprovar que cadascun tingui una etiqueta de font clara i descriptiva. També podeu revisar l'historial d'importacions per assegurar-vos que les importacions anteriors tenen etiquetes de font útils.

Si teniu dubtes sobre un cas concret del RGPD o necessiteu ajuda per obtenir un informe de contacte, el nostre equip de suport us atendrà amb molt de gust.