El RGPD a la pràctica: com gestionar les sol·licituds de dades i documentar el consentiment a Flexmail

Quan algú us demana una còpia de les seves dades, o sol·licita ser oblidat, pot semblar una tasca aclaparadora, especialment si useu múltiples eines. Aquest article explica exactament quines són les vostres responsabilitats com a client de Flexmail, el que Flexmail emmagatzema sobre els vostres contactes i com podeu trobar i usar aquesta informació per respondre a les sol·licituds habituals del RGPD.

Entendre el vostre rol

En virtut del RGPD, vosaltres sou el responsable del tractament. Això significa que sou responsables de decidir per què i com es tracten les dades personals dels vostres contactes. Flexmail és el vostre encarregat del tractament: processem les dades en nom vostre i seguint les vostres instruccions, tal com s'estableix al nostre Acord de processament de dades (APD).

En termes pràctics, això significa que quan un dels vostres contactes us presenta una sol·licitud del RGPD, sou vosaltres qui heu de respondre. Flexmail us proporciona les eines per fer-ho.

Quines dades emmagatzema Flexmail sobre un contacte?

Abans de poder respondre a qualsevol sol·licitud, és útil saber quina informació té realment Flexmail. Per a cada contacte del vostre compte, Flexmail pot emmagatzemar:

• Adreça de correu electrònic i qualsevol camp de contacte que hàgiu configurat (nom, número de telèfon, empresa, camps personalitzats, etc.)
• La font o fonts a través de les quals es va afegir el contacte a la vostra base de dades. Si es va subscriure a través d'un formulari d'alta de Flexmail, Flexmail registra automàticament quin formulari es va usar. Si els heu importat manualment, podeu afegir vosaltres mateixos una etiqueta de font.
• Interessos i segments als quals pertany el contacte
• Historial de campanyes: quins correus electrònics va rebre, obrir o clicar
• Esdeveniments de baixa: si va fer clic en un enllaç de baixa i quan

Aquestes dades s'emmagatzemen al vostre compte de Flexmail mentre el vostre compte estigui actiu.

Com obtenir un informe complet de dades per a un contacte

Si un contacte presenta una sol·licitud de dret d'accés (vol saber quines dades teniu sobre ell), aquí teniu com trobar tot el que Flexmail té sobre aquella persona.

1. Aneu a Contactes a la navegació principal.

2. Cerqueu el contacte per adreça de correu electrònic.

3. Obriu el perfil del contacte. Aquí veureu tots els camps de contacte, fonts i interessos vinculats a aquesta persona.

   

4. Per obtenir l'historial de campanyes, aneu a Contactes > Informes de contactes > Iniciar una nova cerca, introduïu l'adreça de correu electrònic, marqueu tots els elements i establiu un marc de temps. Això genera un informe de contacte que inclou:

   • Data d'importació o subscripció
   • Formulari d'alta usat (si escau)
   • Campanyes enviades a aquest contacte
   • Obertures i clics
   • Clics en l'enllaç de baixa

Podeu usar aquest informe com a base per a la vostra resposta al titular de les dades. Tingueu en compte que és possible que també hàgiu de recopilar dades d'altres eines que useu juntament amb Flexmail, com ara el CRM, la botiga en línia o la plataforma d'analítica.

Com es documenta el consentiment a Flexmail

La documentació del consentiment és una de les preguntes més habituals que rebem. Aquí teniu com us ajuda Flexmail amb això.

Quan un contacte es subscriu a través d'un formulari d'alta de Flexmail, Flexmail registra automàticament el nom del formulari com a font al perfil del contacte. Això us indica on i com va entrar el contacte a la vostra base de dades. El formulari en si actua com el moment del consentiment: el contacte va omplir activament el vostre formulari i el va enviar.

Quan importeu contactes manualment, sou responsables d'haver documentat el consentiment fora de Flexmail (per exemple, un formulari en paper signat, una casella de verificació al vostre propi lloc web o un registre al vostre CRM). Quan feu la importació, afegiu una etiqueta de font significativa, com ara "Fira comercial de Brussel·les – Maig 2024" o "Opt-in a la caixa de la botiga en línia – T1 2025". Això fa que sigui molt més fàcil rastrejar el consentiment posteriorment.

Consell de suport Afegiu una font cada vegada que afegiu contactes a Flexmail, ja sigui a través d'un formulari, una importació o una connexió API. Un contacte pot tenir múltiples fonts si es va registrar més d'una vegada a través de canals diferents. Com més precises siguin les etiquetes de font, més fàcil serà demostrar quan i com vau obtenir el consentiment.

Per què eliminar contactes quasi sempre és l'elecció equivocada

Pot ser temptador eliminar contactes de Flexmail per reestructurar la base de dades i tornar a començar, per mantenir-se dins del nivell de contactes actual, o simplement perquè algú s'ha donat de baixa i la sensació és que no hi ha cap raó per conservar-los. En quasi tots els casos, eliminar un contacte causa més problemes dels que resol.

Es perd permanentment totes les dades històriques.

Quan elimineu un contacte, tot el que Flexmail ha recopilat sobre ell desapareix: les fonts, l'historial de campanyes, quins correus electrònics va rebre, quins enllaços va clicar i quan es va donar de baixa. Si reimporteu l'adreça de correu electrònic d'aquell contacte més endavant, Flexmail el tracta com un contacte completament nou sense historial. No hi ha manera de reconnectar-lo amb el registre anterior.

Els correus electrònics enviats anteriorment deixen de funcionar correctament per a aquella persona.

Els enllaços rastreats dins de les campanyes que ja heu enviat continuaran funcionant com a enllaços ordinaris, de manera que el destinatari encara pot fer clic al vostre lloc web. No obstant això, Flexmail ja no pot registrar aquests clics contra un perfil de contacte, perquè el perfil ja no existeix. Més important encara, si aquella persona fa clic en un enllaç de baixa en un correu electrònic antic, la baixa no té on ser registrada. No s'afegirà a la vostra llista negra, la qual cosa significa que podria rebre correus electrònics de nou en un enviament o importació futura. Exactament el resultat que la llista negra existeix per evitar.

Es perd la protecció de baixa.

Quan un contacte es dóna de baixa a través d'un correu electrònic de Flexmail, s'afegeix a la vostra llista negra. La llista negra és el que us impedeix tornar a contactar-lo accidentalment, fins i tot si la seva adreça de correu electrònic apareix en una importació futura o una sincronització del CRM. Si elimineu un contacte en lloc de deixar que la llista negra faci la seva feina, aquella protecció desapareix completament.

Què fer en el seu lloc.

Si un contacte s'ha donat de baixa, deixeu-lo a la llista negra. Si us esteu acostant a un límit de nivell de contactes, recordeu que un públic creixent és una cosa positiva. El màrqueting per correu electrònic té el ROI més alt de qualsevol canal de màrqueting, i la vostra llista de contactes és un dels vostres actius empresarials més valuosos. L'objectiu és enviar campanyes sòlides de manera consistent i fer tornar les persones al vostre lloc web i productes, no reduir la llista. Si realment necessiteu reduir el nombre de contactes, centreu-vos en eliminar els rebots durs i les adreces que mai no han interaccionat, en lloc d'eliminar contactes reals. També podeu contactar amb el nostre equip de suport per parlar del millor enfocament per a la vostra situació.

Atenció L'única situació en la qual eliminar un contacte és adequada és quan rebeu una sol·licitud de supressió verificada en virtut del RGPD. Fins i tot en aquest cas, assegureu-vos d'exportar primer l'informe del contacte i conserveu un registre a la vostra pròpia administració que la supressió s'ha completat.

Com gestionar una sol·licitud de dret de supressió ("dret a l'oblit")

Si un contacte us demana que elimineu totes les seves dades, aquí teniu l'enfocament recomanat a Flexmail:

1. Trobeu el contacte a la visió general de Contactes.
2. Abans d'eliminar, exporteu l'informe del contacte (vegeu més amunt) i deseu-lo als vostres propis registres. És possible que hàgiu de demostrar que heu processat la sol·licitud de supressió.
3. Elimineu el contacte de Flexmail.

Avís: eliminar un contacte elimina les seves dades de la vostra base de dades activa, però també elimina l'historial de baixes. Si hi ha cap possibilitat que aquesta persona pugui acabar en una importació futura, conserveu una nota a la vostra pròpia administració indicant que aquesta adreça de correu electrònic no s'ha de tornar a contactar. El vostre APD amb Flexmail no cobreix automàticament les dades emmagatzemades en altres sistemes, de manera que assegureu-vos d'eliminar o anonimitzar també el contacte al CRM, la botiga en línia i qualsevol altra eina que useu.

Gestionar sol·licituds del RGPD en múltiples sistemes

Molts clients de Flexmail usen Flexmail juntament amb altres eines. Aquí teniu una llista de verificació senzilla per seguir quan rebeu una sol·licitud del RGPD:

• Exporteu l'informe del contacte de Flexmail
• Comproveu el CRM per veure les dades vinculades a aquesta persona
• Comproveu la botiga en línia o el sistema de reserves
• Comproveu qualsevol altra integració (Zapier, connexions API, eines d'analítica)
• Documenteu que heu completat la sol·licitud i la data en la qual heu respost

En virtut del RGPD, teniu un mes per respondre a una sol·licitud d'un titular de les dades.

Què cobreix l'APD de Flexmail

Quan useu Flexmail, accepteu automàticament el nostre Acord de processament de dades. Aquest acord confirma que:

• Flexmail processa les dades dels vostres contactes tan sols seguint les vostres instruccions
• Tot el processament té lloc dins de la Unió Europea o en països amb un nivell adequat de protecció
• Flexmail us assistirà si un titular de les dades contacta directament amb Flexmail sobre les seves dades
• Continueu sent responsables de la legalitat de les dades que proporcioneu a Flexmail, incloent si teniu un consentiment vàlid

Si alguna vegada un titular de les dades o una autoritat supervisora us demana demostrar que el vostre màrqueting per correu electrònic compleix el RGPD, el vostre APD amb Flexmail és un dels documents que voldreu tenir a mà.

Passos següents

Ara que enteneu com es rastreja el consentiment i com gestionar les sol·licituds de dades, un bon pas següent és revisar els vostres formularis d'alta actuals a Flexmail i comprovar que cadascun tingui un nom clar i descriptiu (que s'usarà com a font).

Si teniu preguntes sobre un escenari específic del RGPD o necessiteu ajuda per obtenir un informe de contacte, el nostre equip de suport estarà encantat d'ajudar-vos.