Actualitzar els contactes existents


La vostra base de dades de contactes no ha de ser estàtica. Quan la informació dels vostres contactes canvia, com ara la seva empresa, preferències o adreça de correu electrònic, podeu mantenir Flexmail al dia de diverses maneres. Aquest article explica cada mètode i descriu com funciona la lògica d'actualització.

Abans de començar

Abans d'actualitzar contactes mitjançant una importació, comproveu si les capçaleres de les columnes coincideixen amb els noms de camp o marcadors de posició de Flexmail. Un enllaç incorrecte és la causa més habitual que les dades acabin al lloc equivocat.

Com els contactes poden actualitzar-se ells mateixos

Els contactes poden actualitzar la seva pròpia informació mitjançant:

  • La seva pàgina de perfil: una pàgina personal on els contactes poden gestionar els seus interessos públics. Hi podeu enllaçar amb el marcador de posició #update# als vostres correus electrònics. Els camps propis i altres dades de contacte no es poden editar en aquesta pàgina.
  • Un formulari: si creeu un formulari enllaçat a la base de dades de contactes i en compartiu l'enllaç, els contactes poden actualitzar la seva informació emplenant-lo.

Quan un contacte actualitza les seves pròpies dades, Flexmail sempre considera que és la versió més precisa.

Com podeu actualitzar els contactes

Mitjançant la importació

La manera més eficient d'actualitzar un gran nombre de contactes alhora és mitjançant una nova importació. Quan Flexmail troba una adreça de correu electrònic que ja existeix al vostre compte, actualitza les dades d'aquell contacte en lloc de crear un duplicat.

La lògica d'actualització funciona de la manera següent:

  • El valor d'un camp només s'actualitza si el fitxer nou conté un valor diferent i no buit per a aquest camp
  • Si una columna és buida o no apareix al vostre fitxer, el valor existent no canvia
  • En els camps de selecció múltiple, els valors seleccionats se substitueixen pel que hi ha al nou fitxer
  • Les fonts i els interessos no se sobreescriuen mai. Els nous valors s'afegeixen als existents

A la pàgina de detalls del contacte

Obriu la pàgina de detalls d'un contacte des de la visió general de contactes i editeu qualsevol camp directament. Els canvis tenen efecte immediatament.

Mitjançant un flux de treball

Els fluxos de treball poden actualitzar els camps de contacte automàticament a partir d'accions o desencadenadors. Per exemple, podeu configurar un flux de treball que actualitzi el camp "Últim esdeveniment assistit" quan un contacte fa clic en un enllaç de registre.

Què passa amb les adreces de correu electrònic duplicades en un fitxer?

Si la mateixa adreça de correu electrònic apareix més d'una vegada al fitxer d'importació, Flexmail processa les files per ordre. La primera fila estableix els valors inicials i cada fila següent els actualitza segons la mateixa lògica anterior. Les fonts i els interessos de totes les files es fusionen. El resum de la importació mostra un avís per a les files duplicades perquè n'estigueu assabentats.

Errors habituals que cal evitar

Sobreescriure dades correctes amb columnes buides

Si al fitxer d'actualització li falten columnes que no voleu modificar, no hi ha cap problema. Flexmail no toca aquests camps. Ara bé, si una columna hi és present però les cel·les són buides, i el contacte existent té un valor en aquest camp, Flexmail no modifica el valor existent (perquè el nou valor és buit). No inclogueu columnes amb valors buits si voleu buidar un camp; per fer-ho cal un mètode diferent.

Oblidar que els camps de selecció múltiple se substitueixen, no es fusionen

A diferència dels interessos i les fonts, els valors dels camps de selecció múltiple se substitueixen pel que hi ha al vostre fitxer nou. Si un contacte té actualment seleccionat "Bronze" en un camp de nivell i el fitxer d'actualització ho deixa buit, el valor s'esborra. Inclogueu el valor complet previst al fitxer d'actualització.

Enllaç incorrecte de camps en una nova importació

Si les capçaleres de les columnes han canviat des de l'última importació, comproveu el pas d'enllaç amb atenció. Una columna que s'enllaça automàticament al camp incorrecte pot sobreescriure dades en silenci a tota la llista de contactes.

Passos següents

Did this answer your question? Thanks for the feedback There was a problem submitting your feedback. Please try again later.