Sobre les fonts
Una font us indica com un contacte ha acabat a la vostra base de dades. És un camp obligatori per a tots els contactes a Flexmail, i no és només un detall administratiu. Segons l'RGPD, heu de poder demostrar d'on provenen les dades personals d'un contacte si mai exerceix el seu dret d'accés.
Com s'assignen les fonts
Mitjançant un formulari d'opt-in
Quan un contacte se subscriu a través d'un dels vostres formularis d'opt-in, Flexmail desa automàticament el nom d'aquell formulari com a font del contacte. No cal cap acció per part vostra.
Mitjançant importació
Durant cada importació, se us demana que especifiqueu una font per als contactes d'aquell fitxer. Podeu seleccionar una font existent o crear-ne una de nova. Utilitzeu un nom significatiu i traçable. Una opció com ara "Exportació de fitxer de clients 2025-03" o "Fira de Brussel·les 2025" és molt més útil que una etiqueta genèrica.
Afegit manualment
Quan afegiu un contacte manualment, n'assigneu la font en el moment de la creació. És un bon lloc per registrar el context específic, per exemple "Llista d'inscripció esdeveniment XYZ" o "Petició personal a la conferència."
Els contactes poden veure la seva font?
No. Les fonts són internes del vostre compte. Els contactes no les veuen mai. Existeixen per ajudar-vos a fer el seguiment de la procedència de les dades per a la vostra pròpia administració i per complir amb l'RGPD.
Un contacte pot tenir diverses fonts
Si la mateixa persona se subscriu mitjançant un formulari d'opt-in i més tard s'importa de nou des d'un fitxer de clients, les dues fonts s'afegeixen al seu perfil. Les fonts no se sobreescriuen mai; s'acumulen. Això us proporciona una visió completa de tots els punts de contacte pels quals un contacte ha entrat a la vostra base de dades.
RGPD Si un contacte sol·licita l'exercici del dret d'accés segons l'RGPD, teniu l'obligació de dir-li quines dades personals conserveu i d'on provenen. El camp de fonts és exactament on es troba aquesta informació. Manteniu els noms de les fonts clars i traçables.
Font d'un contacte i font d'una opció de consentiment de seguiment d'obertura
La font d'un contacte indica d'on prové el contacte, com ara un formulari o una importació. Aquesta és una dada diferent de la font de la tria al registre de consentiment del seguiment d'obertura (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import o Manual). Flexmail anota aquesta darrera opció automàticament en el moment en què es registra una tria.
Evitar errors freqüents
Utilitzar noms de font genèrics
Una font anomenada "Importació" o "Lloc web" no us diu res d'útil sis mesos després. Una font anomenada "Subscripció al butlletí mitjançant pàgina d'inici T1 2025" us diu exactament d'on provenen aquells contactes. Dediqueu un moment a ser específics a l'hora de crear els noms de les fonts.
No registrar els contactes afegits manualment
Quan afegiu un contacte després d'una trucada telefònica, una reunió o una petició personal, registreu-ho immediatament amb una font específica. Les fonts vagues o absents en contactes afegits manualment són un punt feble habitual pel que fa a l'RGPD, perquè no podeu demostrar l'origen de les dades d'aquell contacte.
Assumir que podeu editar o eliminar fonts
Les fonts s'afegeixen als contactes i formen part del vostre registre d'auditoria de l'RGPD. No podeu editar ni modificar posteriorment la font assignada a una importació anterior. Assegureu-vos de fer-ho bé des del principi en importar.
Passos següents
- Llegiu "Afegir contactes" per veure com s'assignen les fonts durant el procés d'importació.
- Llegiu "Dades obtingudes legítimament" per a una explicació completa de les obligacions de l'RGPD sobre les dades de contacte.
- Llegiu "Contactes a Flexmail" per a una visió general de totes les dades que s'emmagatzemen en un contacte.